Si vous êtes un entrepreneur en démarrage en transition vers un espace de coworking, votre déménagement de bureau peut être aussi simple que d’emballer votre ordinateur portable et quelques objets personnels dans un sac à dos. Mais pour une grande entreprise qui planifie une transition vers un espace de coworking, le processus peut rapidement basculer dans le chaos.
Dans cet article, nous avons créé un guide étape par étape pour faciliter les déplacements au bureau.
Comment planifier et exécuter avec succès un déménagement de bureau ?
1) Commencer tôt
Si votre bureau déménage avec plus d’une ou deux personnes et leur équipement, il y aura une longue liste de logistique à organiser et à coordonner. Il est préférable de commencer à planifier tôt afin que vous ayez suffisamment de temps pour vous assurer que les procédures de déménagement sur Paris de votre bureau sont fermement en place avant le grand jour arrive.
Vous pouvez même commencer à vous préparer avant d’avoir obtenu un nouvel espace. Par exemple, vous pouvez créer une carte de destination et apporter des changements au nouveau bureau (voir les étapes ci-dessous) à la toute fin du processus après avoir fait presque tout le reste.
2) Désigner un seul endroit pour tous les renseignements
Tablette et téléphone portable sur le bras d’un canapé moderne
Le déménagement de votre bureau, peu importe sa taille et sa complexité, va générer beaucoup de paperasse. Vous aurez des notes, des contrats, des listes de choses à faire, des inventaires, des calendriers, des dossiers d’assurance, des cartes, des diagrammes et des feuilles de calcul (pour n’en nommer que quelques-uns), et tout cela doit être facilement accessible à tout moment.
Nous suggérons de numériser ces renseignements (p. ex., numériser ou prendre en photo des documents physiques) et de les stocker dans le nuage. De cette façon, vous pouvez voir les détails de votre déménagement n’importe quand, n’importe où.
3) Établir un budget pour le déménagement
Déménager un bureau — avec tout son personnel, son mobilier, son équipement et ses fournitures — est un processus complexe. Comme il y a tellement de variables en jeu, il faut travailler fort pour maîtriser les dépenses.
La meilleure façon d’y parvenir est de rencontrer les propriétaires et la haute direction pour établir un budget pour toutes les dépenses liées au déménagement. Combien est raisonnable de dépenser pour une entreprise de déménagement et qu’aimeriez-vous faire exactement?
Certaines entreprises de déménagement, par exemple, ne transportent que des articles du point A au point B (et factureront moins), tandis que d’autres s’occupent de toute la planification, la logistique et la préparation pour vous (et factureront plus).
Dans le budget de déménagement, il est également essentiel d’inclure tout mobilier, équipement et fournitures que vous prévoyez acheter pour équiper votre nouvel espace.
Avant de finaliser le budget, assurez-vous d’établir un processus de paiement et d’approbation pour toutes les dépenses liées au déménagement. Utiliserez-vous une carte de crédit d’entreprise en particulier? Présenterez-vous des factures? Dans ce dernier cas, qui doit examiner les factures avant de procéder à l’achat?
L’établissement de ces détails au début de la phase de planification facilitera les choses une fois que le déménagement aura commencé.
4) Annoncer le déménagement
Une fois que vous vous êtes engagé à déménager, planifiez une annonce détaillée pour vos employés.
Que vous choisissiez d’annoncer le déménagement au moyen d’une lettre papier, d’un courriel percutant ou d’une vidéo, assurez-vous que les renseignements sont complets et que votre équipe a tout ce qu’elle doit savoir.
Voici quelques exemples d’information à inclure dans votre annonce :
- Raison du déménagement
- Emplacement du nouveau bureau (p. ex., nom de l’immeuble, adresse, étage, etc.)
- Caractéristiques du nouveau bureau
- Dates de déménagement (si vous les avez déjà prévues)
- Responsabilités des employés avant le déménagement (p. ex., mesures qu’ils peuvent prendre pour faciliter le processus).
- Information future que les employés recevront
Un avantage d’annoncer le mouvement tôt est qu’il vous aidera à obtenir les étapes fermes dans votre esprit. La préparation de l’annonce révélera les lacunes de votre plan directeur que vous pouvez ensuite renforcer afin que tout se déroule en douceur.